Az álláspályázat szerepe
munkavállaló oldaláról
A munkavállaló
felkészülése
A pályázat menete:
-
munkahelyváltoztatás
-
kényszerű
munkahelykeresés, munkanélküliség
-
pályakezdő
Dönteni kell:
-
pozícióról
-
kis- vagy
nagyvállalat (nagyobb vállalatnál előrejutási esélyek)
Információgyűjtás az álláslehetőségekről:
-
család,
rokonság, barátok
-
újságok,
szaklapok, hírdetések
Tájékozódás a megpályázandó munkakörről, elvárásokról
Kapcsolatfelvétel
(ismerősök,
álláshírdetés, állásközvetítők révén)
2.Pályázatkészítés
és továbbítás
Pályázati önéletrajz szerkezete:
SZEMÉLYI ADATOK
- legfontosabb azonosító
adatok
KÉPZETTSÉG, SZAKMAI
TAPASZTALAT
- érettségi,
szakképzettség, diploma, tanfolyamok, szakmai gyakorlatok
MUNKAHELYEK
- előző munkahelyek,
betöltött munkakörök
MUNKAHELYEN KÍVÜLI
TEVÉKENYSÉGEK
- szakmai munkásságok,
egyesületi tisztségek, szakmai tanfolyamok
KÉPESSÉGEK, MOTÍVUMOK
- kulcsképességek:
kapcsolatteremtő és kommunikációs képesség, kreativítás
- megpályázott munkakörök
szempontjából fontos motívumok pl. céghez tartozás vágya
SZAKMAI CÉLOK, TÖREKVÉSEK
- karriercél, szakmai
előrehaladás igénye
EGYÉB INFORMÁCIÓ
- kedvenc időtöltés,
hobbitevékenység
Fényképet akkor küldjünk, ha kérik.
Önéletrajz felépítése:
I.
Kronológikus
a)időben előrefelé haladó
b) időben visszahaladó (regrográd) Amerikai típusú önéletrajz kedveli
II.
Funkcionális
Megpályázott állás szempontjából fontos részek kidolgozottak, a többi
felsorolás szinten megemlítve.
Önéletrajz típusok:
a)
Amerikai
Vázlatos felépítésű, erősen tagolt, a lényeges információkra korlátozódik.
Cél: információközlés, nem bemutatkozás.
Retrográd időbeliség jellemző
b)
Hagyományos,
európai típusú
Kerek, egész mondatokat tartalmaz
Olvasmányos leírás, személyes hangvételű. Lehetőséget ad a pályázó
többoldalú bemutatkozására, ami fontos a megpályázott állás szempontjából.
Lényeges részek emelkedjenek ki az önéletrajzból.
c)
Kombinált
a) + b) kombinációja (előnyök: tagolt, vázlatos felépítésű és személyes
hangvételű)
d)
Önéletrajzi
levél
Legszemélyesebb hangvételű, levél formájú, előzetes ismeretekre épít (ha
már előzőleg ismerjük a céget pl.: korábbi gyakorlat után, nincs kiírva
pályázat)
Önéletrajz és kísérőlevél is egyben.
Önéletrajzzal szembeni követelmények:
-
géppel írt,
szövegszerkesztővel szerkesztett legyen, kézzel csak akkor, ha ezt külön kérik
-
legyen jól
tagolt, áttekinthető
-
egyszerű
fogalmazás
-
logikus
felépítés
-
hibátlan
gépelés, helyesítási hibák ne legyenek benne
-
felhasznált
papír minősége A/4 fehér géppapír
-
terjedelem
min. 1 max. 2-3 oldal legyen
-
személyes
adatok külön bekezdésbe szerepeljenek az elején (név, cím, telefonszám,
elérhetőség)
-
aláírás,
dátum
-
célszerű
utalni a megpályázott állásra.
Gyakori hibák
-
túl részletes
magánéleti leírás
-
érettségi
előtti tanulmányok említése
-
sikertelenségek,
kudarcok említése
-
túl hosszú,
tagolatlan, áttekinthetetlen önéletrajz
-
helyesírási,
gépelési hibák
-
dátum,
aláírás elmarad
A kísérőlevél
funkciója
-
az önéletrajz
átnyújtása
-
figyelemfelkeltés,
alkalmasságuk indoklása, alátámasztása
Részei:
-
megszólítás
(névre szóló, pontos címzés legyen, pozíció megjelöléssel)
-
bevezető (a
megpályázott állás megnevezése, pályázati szándékunk) honnan értesültünk a
pályázatról
-
tárgyalás
(képességeink kifejtése, hogy alkalmasak vagyunk, képességek, motívációk
hangsúlyozása)
-
bejezés
(remény)
-
név, cím,
telefonszám, keltezés, aláírás
Formai követelmények:
-
pontos címzés
(név, cím)
-
terjedelem
(max 5-6 mondat)
-
pozitív
várakozás kifejezése
-
papír
minősége A/4 fehér géppapír, ne fénymásolat,hanem
eredeti legyen
3. Felvételi
beszélgetések
Fontos:
-
a jó
benyomáskeltés (pozitív, valósághű kép)
-
megjelnés:
szolid, elegáns, kényelmes ruha, ápolt külső
-
pontos
érkezés
-
a parner
nevének, beosztásának pontos használata
A felvételi beszélgetés menete:
Az indításnál a munkaadó kérdez, ő irányítja a beszélgetést.
Pályázó feladata, hogy válaszoljon.
Fontos:
-
őszinteség
-
ne kerüljünk
szakmai vitába a munkaadóval
-
megfontolt,
alapos válaszadás
-
érthető,
világos fogalmazás
-
ne vágjunk a
partner szavába
-
nézzünk a
beszélgető partner szemébe
-
előző
munkahely, kollegák negatí beállítása kerülendő
-
ne rágózzunk,
ne gyújtsunk rá
-
más
vállalathoz benyújtott pályázat megemlíthető
-
önbizalom
(tudjuk magunkat értékelni és ezt szükség esetén alá is támasztani)
Témakörök:
-
érdeklődési
kör
-
információ az
adott vállalatról
-
eddig elért
eredmények, sikerek
-
adottságok,
képességek (erős pontok, negatívumok)
-
szakmai
célok, karrier
-
munkaidőre
vonatkozó elképzelések
-
fizetés
nagysága
Cégarculat: megjelenés,
kommunikáció, szellemi arculat (menedzsmentnek kell kialakítani a szellemi
arculatot)
Cég image: amiről az
beszélnek (szín, logó), a külvilágban a cégről kialakított kép.
Külső – belső image
(munkavállalő, menedzsment, tulajdonos)
Menedzser – önálló
ügyintéző
Önéletrajz hibák
-
családról
beszélnek
-
általános
iskolát ne említsük
2003.10.16.
Értekezletfajták az
értekezlet célja szerint:
1)
Tájékoztató
értekezlet
-
előzetes
írásos tájékoztató
-
kérdések
válaszok, eltérő álláspont kinyilvánítása (nem vita)
-
legtöbb
információval rendelkező tartja
-
az adott témában legjobban informált egyén tartja
-
fontos a visszacsatolás
2)
Eszemcsere, szakmai vita (brain storming)
-
azonos
szerepkörű résztvevők
-
cél- , ötletgyűjtés
-
a vezető
feladata a vitaösztönzés
-
a vita
mederbe tartása
3)
Döntéselőkészítéő
-
előzetes
írásos előterjesztés
-
cél-megoldási
javaslatok kidolgozása
4)
Döntéshozó,
problémamegoldó értekezlet
-
cél-állásfoglalás,
döntéshozatal
-
különböző
alternatívák értékelése
Az értekezlet járulékos
célkitűzései:
-
identitáskialakítás
-
munkahelyi
kapcsolatok erősítése
-
résztvevők
motiválása
-
egyéni
kezdeményezések felkarolása
1.
célkitűzés
(eltérő és elérendő célok)
2.
napirendtervezés
(ne legyen túl sok)
3.
résztvevők
(érdemben közreműködni tudó)
4.
időpont
(rövid-reggel, délelőtt, nagyobb-délutánok)
5.
helyszín
(iroda, tanácsterem)
6.
az
értekezlethez kapcsolódó teendők (napirend módosítása, hangosítás)
7.
meghívók,
tájékoztatók (szóbeli-írásbeli, 8 nappal az értekezlet előtt)
-
üdvözlés
-
napirendi
pontok véglegesítése
-
célmeghatározás,
az értekezlet menetének felvázolása
-
vitaindítás,
vitavezetés
-
érdemi
eredmény
-
végén
állásfoglalás
-
egyértelmű,
hangsúlyos lezárás
-
rövid
értekezés, köszönetnyilvánítás, udvarias elköszönés
Az értekezlet vezető
feladata
-
köszöntés
-
vitaindítás,
vitairányítás, mederbe tartás (határozottság)
-
passzívak
bátorítása
-
figyelnie
kell, hogy a vita érvek alapján folyjon, ne személyeskedésen alapuljon
-
a végén
összefoglalás, állásfoglalás
-
véleménynyilvánítás,
hozzászólás
-
vita
-
hangos,
tagolt, érthető beszéd
-
aktív
hallgatás
-
ne vágjunk a
másik szavába (önfegyelem, hozzászólási rend)
-
a már
elhangzottakat ne ismételjük
-
álljunk fel
Különféle írásos
dokumentumok készülnek
-
legfontosabb
tények összefoglalása a résztvevők számára
-
téma
-
időpont,
résztvevők, helyszín
-
hozzászólások
(egyetértés mértéke)
-
határozatok,
állásfoglalások pontos rögzítése
-
kik kapják
-
pontos
részletes rögzítése az elhangzottaknak, határozatok hitelesítése
-
ritkán
alkalmazzák
-
távollévőknek
szól
-
emlékeztetőnél
rövidebb
-
téma,
jelenlévők, vita, hozott határozatok, álláfoglalás
Az üzletkötés
folyamatának az egyik eszköze
Cégek, vállalatok közötti
üzletkötés. Az üzleti tárgyalások sikerét döntően befolyásolja a kommunikáció
milyensége, színvonala, alapos előkészítés szükséges.
Célja szerint
vitakérdések, akadályok
eltérő értékrendi partnerek, cél: minden lehetséges előny kihasználása,
ellentételezés
nincs kölcsönösség, zérus értékű játék, nyílt
konfrontáció, nagy erőkülönbség van a felek között, egyszeri üzletkötés,
„pókerarc” taktika)
1. célmeghatározás (termékvásárlás,
kooperáció)
2. résztvevők (egy fő vagy delegáció,
delegáció összetétele, nagysága, előzetes felkészítése, kompetenciája,
motiváltsága, nők vagy féfiak?)
3.
helyzetelemzés,
tájékozódás (partner cég, saját cég, összehasonlító elemzés)
4.
tárgyalási
stratégia kialakítása (hány partner, hogyan válasszuk ki a partnereket,
mennyire tartós kapcsolat, minimum, maximum határok rugalmasság, mit kérdésre
válasz)
5.
tárgyalási
taktika, „hogyan” kérdésre válasz (taktikai elemek: hely, tárgyalás
vezetési taktika, véleménykülönbségek kezelési módja:
- vívó (támadó-védekezés)
- távolugró
- meghallgatjuk a partnert, kiegészítjük bizonyos
pontokon
tárgyalásvezetési taktika:
- vertikális
egyszerre csak 1-1 kérdésről tárgyalnak alaposan –
részmegállapodás születik
- horizontális
párhuzamosan több részletet tárgyalnak, végén születik
megállapodás, kompromisszumképesebb
6.
tárgyalási
terv (az előző 5 pont írásbeli rögzítése
7.
a tárgyalás
szervezési és techniaki előkészítése (megfelelő
helyiség) ülésrend, tárgyalóasztal elhelyezése, zavaró tényezők kiiktatása)
1.
bevezetés
-
kapcsolatfelvétel
(jó légkör)
-
bemutatkozás
(az érkező fél kezdi, delegációk találkozása esetén a delegációvezető feladata)
-
tárgyalás
megnyitása a vendéglátó fél feladata, napirend kialakítása, időtényező
-
felderítés (a
partner céljainak, stratégiájának megismerése)
2.
érdemi rész
(tárgyalás)
részei: ajánlat – alku – megállapodás
ajánlat elemei
·
termék (döntő
szerep a vevőé)
·
ár (az eladó
szabja meg)
·
kondíciók
(szabadon alakíthatók, szállítási mód, fizetési feltételek)
Az ajánlattétel legyen
-
világos,
pontos, egyértelmű
-
az eladó
érveljen ajánlata mellett
(más termékkel összehasonlítva)
alku
-
a vevő
válasza az ajánlattételre
·
A vevő
válasza az ajánlat tételre
·
Vevő
dominancia
·
Mérlegelés
/mit tartanak még elfogadhatónak, mi az, amit a másik fél megfontolhat/
·
Ajánlat-ellenajánlat
közötti különbség ne legyen túl nagy
·
Taktikai
elemek alkalmazása az alku során /pl.: kérdésfeltevés/
· Sikeres alkut követi
· A tárgyalás összefoglalásával kezdődik
azonosan értették-e az elhangzottakat
· Tárgyalás eredményeinek pontba foglalása
·
Szándék
nyilatkozat /még nem kötelező szerződés/
·
Szerződés
·
Jegyzőkönyv
formájában
·
Kölcsönös
megelégedettség kinyilvánítása
·
Jövőbeli
kapcsolat reményének megfogalmazása
·
Elköszönés
·
Eredmények
számbavétele
·
Siker/kudarc
okainak feltárása
Az üzleti protokoll
Társadalmi szabály rendszerek
·
A
legáltalánosabb szabályrendszer
·
Állami
előírás
·
Betartása
kötelező, megszegése szankciókkal jár
·
Együttélés
társadalmilag, elfogadott szabályai /együttélési normatívák/
· Be nem tartásuk a közvélemény rosszanását vonhatja maga után
· A közösségi társas élet kapcsolatainak magatartásbeli viselkedési szabályai
· Megszegésük egy kisebb közönség negatív ítéletéhez vezethet
A szokásokhoz tartozik a viselkedés kultúra.
· Hosszúidőn keresztül alakul ki
·
Egy
nemzeten belül egységes
·
Különböző
közösségek eltérő értékrendje
·
Vannak
azonban általános szabályok, melyeket az illem etikett és a protokoll foglal
össze.
Illem: a legáltalánosabb magatartást szabályozó követelmény rendszer
Etikett: magasabb szintű
kifinomultabb követelmény rendszer, amely különböző társadalmi rétegek
közönségen belül magatartásszabályait írja elő /XIV Lajos francia etikett/. Mai
értelemben vett etikett a diplomáciai és üzleti éltben kialakult érintkezés,
viselkedésformák szabályok összessége.
Protokoll: a hivatalos és nemzetközi
kapcsolatokban érvényesülő szabályok formaságok írott és íratlan szabályok
összessége.
Az üzleti protokoll: A
vállalati kapcsolatok írott és íratlan szabályainak, formaságainak összessége
nem annyira merev, mint a diplomáciai és az állami protokoll.
·
Nagyobb
vállalatoknál protokollosztályok vagy marketing kommunikációs szervezet
·
Közepes
vállalatoknál marketing kommunikáció területéről kijelölt személy
·
Kisebb
szervezeteknél titkárnő
·
Ügyfelek
érkezése
·
Külső és
vállalati partnerek közötti kapcsolat létre hozása bemutatása
·
Értekezletek
tárgyalások lebonyolítása szervezése
·
Protokolláris
programok szervezése/sajtótájékoztató, rendezvény állófogadás/
·
Reprezentációs
tevékenységek /vendéglátással és ajándékozással összefüggő feladatok/
A vállalati protokolláris követelményei
·
Személyes,
telefon írás
·
Minden
szükséges információt tartalmazzon
·
8
nappal előre /ritkább rendezvények 2-3 héttel/
·
Visszajelzés,
csak ha kérik /a meghívó bal alsó sarkában választ kérünk „V.K.”
vagy „R.S.V.P.”
·
Tárgyalástémája
·
Meghívó
és meghívott neve, beosztása
·
Meghívott
részvételi minősége /megfigyelő elnökségi tag/
·
Tárgyalás
helye, időpontja
·
Napirend
·
Hasznos
tájékozódást elősegítő információk /pl.: parkolási lehetőség,
megközelíthetőség/
·
Kísérő
dokumentum
·
Pontos
érkezés és kezdés
·
Öltözet
hivatali vagy informális
·
Férfiaknak
kerülendő a farmer, garbó, pulóver, kitűrt ing
·
Nőknél
kerülendő a csizma szoknya, farmeröltözék
·
Értekezleten
az értekezlet vezető külön-külön vagy megnyitás alkalmával együttesen üdvözöl
mindenkit
·
Tárgyalás
esetén a házi gazda fogadja az épület vagy a tárgyalóterem bejáratánál /személyes
tárgyalásnál a házi gazda titkárnője/
·
Bemutatkozás
az általános társalgási illemszabályok sorrendjének megfelelően
·
Ruhatár
·
Megfelelő
hőmérséklet, szellőzés
·
Technikai
háttér
·
Étkezés
lehetőségek
Egyértelmű ültetési rend szóbeli irányítás, névtábla
·
Francia
·
Angol
ültetési rendszer
·
Téglalap
alapú asztal hosszabbik oldalán középen a delegációvezetők egymással szemben
·
Tőlük
jobbra, balra a résztvevők rangsor jobbról balra és a delegációtól vezetőtől
távolodva csökken
· Probléma a funkcionális távolság
· A tárgyalóasztal egyik végében a delegációvezetők egymással szemben
· Az asztal másik irányában haladva a delegáció tagjai rangsor szerint, funkcionális közelség
· A vezető helye rögzített /elhelyezett írat, mappa/
· Az egyes munkatársak helye kialakult szokásoknak megfelelően
· A referálásira felkért személy szervírozó asztalhoz való ültetése illetlenség /ez a titkárnő helye/
· Történhet személyesen vagy büfé által
· Tárgyaláskezdés után 10-15 perccel illik először kávéval, teával kínálni a résztvevőket
· Felszolgálási sorrend az általános illemszabályok szerint
· Kávét, teát pultról illik felszolgálni a csészét a résztvevő elé illik rakni
Ha van gépkocsivezető akkor a jobb hátsó ülés az első a gépkocsivezető pedig utólsó a rangsorban.
Ha nincs gépkocsivezető akkor az első hely a rangsorban a vezető melletti ülés majd a jobbhátsó és végül a bal hátsó ülés.
A gépkocsivezető az autót hátulról megkerülve nyitja ki az ajtót a rangsornak megfelelően. Az írásbeli üzleti kommunikáció
A levelek lehetnek külső és belső levelek.
Ø Pénzösszeg átvételét igazolja
Ø Tartalmaznia kell a „Nyugta” megnevezést, az
átvett pénzösszeget betűvel és számmal és az átadó nevét az összeg
rendeltetését, keltezést az átvevő aláírását.
Ø Az áru értéktárgy átvételének az igazolása
Ø Tartalmazza az „Elismervény” szót az átvett tárgy megnevezését az átadó nevét, keltezést az átvevő aláírását
Ø A kiállító kötelezi magát, hogy visszaadja a
kölcsön kapott pénzt, tárgyat
Ø Tartalmaznia kell a „Kötelezvény” szót a kölcsön
kapott pénz tárgy megnevezés a visszaadás időpontját
kölcsönadó nevét, keltezést kölcsönvevő aláírását
Ø Két tanú szükséges
Ø Meddig tart a meghatalmazás/visszavonásig vagy egy
határozott ideig/
Ø Két tanú szükséges
Beszámoló valamely eseményről
például igazgatói jelentés mérlegbeszámoló.
Hely időpont a jegyző
könyvvezető neve
Vállalat neve és címe
Résztvevők neve száma
Tárgya
Beszámolók
Hozzászólások
Javaslatok
A/4-es cégjelzéses lapra
két példányban
Több lap esetén
oldalszámozás a második oldaltól kezdve /sima levélpapír/
Hátoldalra nem írunk
Bekezdés baloldalon 2, 5-
Az üzleti levél
készülhet:
Ø Francia illetve /bekezdés kettes sortávolság/
Ø Tömb formában/sor elején kezdve balra zárt formában zárt formula egyes vagy 1, 5-es sortávolság/
Az üzleti levél részei:
Cégfelirat, fejléc. Cégfeliratos levélpapír /cégnév, cím, telefon, telefax, lógó/ ennek hiányában hosszú bélyegző a bal felső sarokban
Keltezés: jobb felső sarok, dátumot mindig feltüntetjük
Címzés: keltezéssel egy sorban (bal margó) címzett neve a cégnév után a levél a cégnek szól, címzett neve a cégnév előtt a címzett bontja fel. A név előtti „T” vagy „Tc.” kerülendő.
Postai utasítás: a cím alatt egy sor kihagyással bal margó kezdve, alá kell húzni felkiáltójel.
Iktatási szám és hivatkozási adatok: keltezés alá.
Tárgy: a cím alá egy sor kihagyással, nagy kezdőbetűvel pont nélkül
Megszólítás: tárgy alá két sor kihagyással
Szöveg: a megszólítás alá egy sor kihagyással bal margótól kezdve új bekezdés egy sor kihagyással
Aláírás, bélyegző: válaszlevelet ugyan olyan beosztású írja alá, mint amire válaszol. A levél utolsó sorra után 3 sor kihagyással aláíró neve és beosztása. Aláírás e fölé
Melléklet: egy sor kihagyással bal margó
Bevezetés: előzményekre való utaláshivatkozás például „hivatkozva a folyó hó 15-i levelükre”
Tárgyalás: mondani való közlése/múlt jelen jövő/
Befejezés: kapcsolattermés a jövőbeli például várjuk mielőbbi válaszukat T/1-es számba írjuk.
A szerződést előkészítő levelek fajtái
Érdeklődő levelek: vevő kezdeményezi informálódás a vételi lehetőségekről nincs jogi következményei.
Tájékoztató levél: eladó kezdeményezi cél figyelem felkeltés a termék iránt egy, vagy több cégnek szólhat /általános megszólítás/ nincs jogi következménye
Ajánlat kérés: vevő kezdeményezi konkrét termékre, vonatkozik vásárlási feltételről való informálódás.
Ajánlat: eladó konkrét termékre vonatkozóan ad ajánlatot. Bizonyos kötelezettséggel jár, lehet kötelező és kötelezettség nélküli.
Adásvételi szerződés megköthető a megrendelőlevél annak visszaigazolásával megrendelő lappal szóbeli szerződéssel
Tartalma: termék mennyisége minősége szállítási feltételek /szállítási határidő fizetési mód teljesítés helye egyéb, pl. Kötbér/ teljesítés ideje határnap vagy határidő leírás előszállítás/ átadás helye szállító megrendelő telephelye.
Teljesítés kiegyenlítés: szállítási értesítő /avizó/ 3 nappal a szállítás előtt. Fuvarokmányok számla a teljesítésről a számlát kap a vevő.
Reklamációs levelek, szerződésszegés: szerződésszegés esetei: késedelmes teljesítés, hibás teljesítés, késedelmes fizetés.
Késedelmes teljesítés: a szállító nem szállít időre akadály közlő teljesítés még a
határidő lejárat előtt akadály közlő levél részére hivatkozás a megrendelésre,
sajnálattal közöljük, hogy a határidő t nem tudjuk tartani. Késedelem okát megjelöljük. Új határidő
közlése, kérjük, hogy álon el a kötbér igényétől. A vevő késedelme, ha nem
készül fel a fogadásra átvételi késedelem. A szállító köteles az áru gondosan
megőrizni a költségeit érvényesítheti.
Hibás teljesítés:
a szállított áru mennyiségi minőségi nem a szerződésnek megfelelő. Mennyiségi
hiány esetén a vevő kérheti a hiányzó mennyiség pótlását vagy a számla
értékének csökkentését. Minőségi hiba esetén javítást cserét vételárcsökkentést
kérhet a vevő, jelentős kifogás esetén szállító meghívása jegyző könyvkészítés.
Késedelmes
fizetés: vevő késedelmes fizetés, késedelmi kamat számítható fel, fizetési
felszólítás határozott, de udvarias legyen.