Korábban a hivatalos levél formáját alaki szempontból szigorú szabvány határozta meg. Napjainkban a hivatalos levelek írására már nincs ilyen szigorú formai előírás.

Persze vannak bizonyos alapkritériumok, melyek egyben a levél részei is: a feladó adatai, a címzés, a postai utasítás, a keltezés, az irattárózási és hivatkozási adatok, a tárgy megjelölése, a megszólítás, a levél szövege, az aláírás, és a mellékletek felsorolása. Az előbb felsoroltak szerkesztése - a levél szövegét kivéve - általánosan elfogadott szabályok szerint történik, és minden levélben azonos módon fordul elő. A levél fejrésze tartalmazza a feladó és a címzett adatait, a postai utasítást, a keltezést, az irattárózási adatokat és a tárgy megjelölését. Ezután következik a levél főrésze. A hivatalos levelezésben is előfordul megszólítás, ennek jelzője általában a "tisztelt" szó. A megszólítás előtt legalább két sort hagyjunk üresen! A hosszabb terjedelmű levelek több, egymástól elkülönítendő gondolatot tartalmaznak, ezért ezeket célszerű bekezdésekre tagoltan írni. Az új bekezdéseket általában sorköz kihagyásával jelöljük, de élhetünk az első sor behúzása lehetőségével is. Egy levél írásképe akkor rendezett, ha a bekezdések formázása egységes. Esztétikus a sorkizárt bekezdésforma alkalmazása az automatikus elválasztás funkció bekapcsolásával. A különösen fontos részeket a szövegszerkesztő nyújtotta kiemelési lehetőségekkel (különböző betűstílusokkal, bekezdésformázással, tabulátor vagy táblázat alkalmazásával) tehetjük még hangsúlyosabbá. A levél záró részénél alkalmazhatunk az egész írást lezáró, elköszönő, üdvöző formulákat (pl. Üdvözlettel, Szívélyes üdvözlettel, Tisztelettel stb.), ezek után nem kell pontot tenni. A záradék előtt legalább egy üres sort hagyjunk ki! Az aláírás elengedhetetlen része az